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提高高校学籍管理数据准确性的具体实践

作者:  来源: 浏览:次  2018-06-12

提高高校学籍管理数据准确性的具体实践

蒋浩宁 肖海燕

(河池学院 教务处,广西 宜州 546300 )

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[摘要]数据准确性是高校学籍管理亟待解决的问题,本文在分析高校学籍管理数据准确性问题产生原因的基础上,以河池学院为例,介绍了其在提高学籍管理数据准确性方面加强学籍管理部门与各系部的沟通、利用网络平台获得及时的反馈信息、制定和完善规章、制度、业务流程、注意数据的兼容性和操作的谨慎性、及时处理工作日志、保持实时更新等一些具体做法,以期能抛砖引玉。

[关键词] 学籍管理 数据准确性 实践

[中图分类号] [文献标识码] [文章编号]

[作者简介]蒋浩宁(1962-),男,广西来宾人,河池学院教务处学籍科科长,主要研究方向为高校学籍管理。肖海燕(1978-),女,湖南涟源人,河池学院教务处学籍科干事,讲师,主要研究方向为高教管理与公共行政。

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高校学籍管理工作贯穿于高校的教学、运行和管理的各个方面。对高校而言,学籍管理对稳定教学秩序、及时掌握在校学生的基本情况以及掌握教学情况、提高教学质量等都具有十分重要的意义。但目前而言,高校在教育改革的大潮下,办学形式、教学内容和教学方法尚在探索阶段,其高水平的学籍管理尚未形成,尤其在招生规模不断扩大、信息量急剧增大的情况下,学籍管理数据的准确性更是亟待提高。

1、数据准确性:高校学籍管理亟待解决的问题

学籍管理的主要内容有:①老生开学注册和新生入学报到注册。②考务管理。包括组织考试、考场安排、严格考试纪律、考试违纪学生的处理、补(缓)考试的组织管理。③成绩管理。④休(复)学、转专业和转学的管理。⑤留(降)级退学处理工作。⑥毕业、结业、肄业和学位管理。⑦补办学生证、毕业证明书等[1]。这些学籍管理内容构成了高等学校学籍管理的基础,而学籍管理的内容是否完整,数据是否准确又直接关系到学籍、学历电子注册信息的准确性。因而,为进一步加强学籍管理数据的准确性,从2004年高校新生入学起,教育部开始实行网上新生名单核对,而学籍电子注册工作是对新生名单核对工作的进一步规范和延伸。这样,从高招网上录取延伸到高校学籍电子注册、在校生管理,然后与学历信息电子注册工作接轨,从而实现高校学生全程网络化管理,以保证数据的共享性和准确性。因而,学籍管理数据不是一个单纯的数字,而是每个学生的姓名、性别、出生日期、身份证号、高考成绩、课程成绩、证书编号和个人电子照片等信息的汇总,并通过学籍、学历的电子注册与学生的毕业信息相联,若其中一个信息发生错误就可能导致国家认定学生毕(结)业证书为假证,从而直接影响学生的前途[2]。所以报送真实而准确的学生数据,是学籍管理工作的任务,也是搞好电子注册的关键所在。

虽然学籍管理数据及学籍、学历电子注册对学生、对学校、对社会都非常重要,但目前还是有很多高校没有充分认识到学籍管理数据的重要性,因而报送的学生数据与实际数有一定的出入,需要经过多次核对和反复修改。以广西自治区2007年学籍注册的审核为例,全区70所高校中有59所高校存在一定数量的学生数据与实际不符,需要重新核对。这么多需要重新审核的学生数据不仅浪费大量的时间和精力,而且也对高校学籍数据的准确性提出了更高的要求。

2、原因分析:多重原因并发导致的必然性

学籍管理数据的准确性问题不是偶然的,而是与高等教育改革所面临的一系列问题相伴产生的。从现实的角度来考察,学籍、学历电子注册所依赖的学籍管理数据的准确性问题是由以下原因的合力造成的:

21政策引导因素

为适应我国社会经济的快速发展和人民群众对接受高等教的迫切需求,我国政府决定从1999年起全国高校开始扩大招生规模,从“精英教育”向“大众教育”的转变。到2004年全国高等教育毛入学率己达到19%。招生数量增加、办学规模的不断扩大,使得学籍管理工作的任务越来越重[3]。加之,我国2001年开始全面实施学历电子注册制度,要求全国各高等院校颁发的毕(结)业证书必须上报省教育厅、国家教育部注册备案,因此教育部要求上报的内容越来越多,也越来越复杂,加上毕业生数量的成倍增长,这就使得高校学籍数据的准确性更加难以保证。

22管理人员因素

由于各高校学籍管理人员的业务水平、工作态度参差不齐,也严重影响了学籍管理数据的准确性。部分高校学籍管理手段较为落后,仍旧以手工管理方式为主,没有充分发挥计算机的功能,造成重复劳动多、工作量大、准确性低等问题,降低了教育管理的效果和作用;也有部分高校虽然采用了计算机进行学籍管理,但由于对计算机操作、计算机维护以及相关软件的使用等不够熟练,或者是由于工作责任心不强,平时敷衍了事,没有实时跟踪和掌握学籍异动等具体情况,导致对第一手学籍档案、材料的漏报或错报,这些都必然会降低学籍管理数据准确性。

为了提高学籍管理人员的业务水平,更好地做好学籍管理数据的填报及学籍电子注册等工作,各省、市、自治区教育厅针对高校使用平台电子注册出现的诸多问题,多次召开专门培训工作会议,并组织人员开发相应的注册辅助管理软件。如广西自治区于2007年10月在宜州举办的区学籍管理会议暨技术培训班就在一定程度上缓和了由于管理人员工作水平不高所导致的学籍管理数据准确性方面的问题。

23结构形式因素

教育部在1999年开始扩招后,2002年又进一步放宽了对普通高校招生年龄的限制,大龄考生进人高校的数逐年增加,由此带来的是婚姻、家庭、子女的拖累及学生个体状况、学生素质状况的多样性和多层次性[4]。20世纪90年代后期,我国高校实施的教育成本分担机制使各地高校不同程度地调整了大学生的收费标准,学生经济困难的状况更加明显,学生学费标准的提高也使得学生家庭经济困难的人数及比例也相应加,导致中途休学、辍学的学生数持续攀高。这些社会结构变化影响的学生基数、学生异动数都加剧了学籍管理数据准确化的难度。另外,办学形式的多样化使学籍管理问题变得越来越复杂。就河池学院而言,既有普通本科生的学生学籍管理,也有专升本、高职专科生的学籍管理。所以,这么多样性、多层次性的社会结构和办学形式,如果没有经验非常丰富、业务非常熟练的专职管理人员,很容易造成学籍管理数据的混乱和无序。

24传统意识因素

由于传统意识形态的影响,高校对教学和科研比较关注,而对学籍管理工作一般是不够重视的,所以有些高校在人员配备方面并不完全遵照“以岗定人”的组织原则。但是实际上,一方面是各级领导和各职能部门对有关数据的需要日益频繁,要求学籍管理部门提供更加全面、详细、快捷、准确的数据为行政决策、教学科研服务,而另一方面因为学籍管理工作是一项高强度、高劳动量又政策性、技术性很强的工作,它还具有延续性的特点,重新调整上岗和随便顶岗的人员对管理条例、管理程序、管理技术的掌握需要二至三年的时间才能熟练。所以,高校不改变传统的认识、高度重视学籍管理工作,是拿不出准确可信的学籍管理数据的。

3、路径探索:提高高校学籍管理数据准确性的具体实践

随着教育的发展、高校改革的日益深化,高校对学籍管理工作的重要性、学籍管理数据的准确性有了进一步的认识,从而在探索如何提高学籍管理的有效性、数据的准确性等方面取得了一些实践经验。现以河池学院为例,谈谈我院在提高学籍管理数据准确性方面的一些具体实践,以期能抛砖引玉。

31加强学籍管理部门与各系部的沟通

鉴于目前高校办学规模的日益扩大和办学体制改革的不断深入,很多高校都认为一级管理模式已不适应当前形势,积极倡导推进学籍的二级管理模式。但河池学院,作为一个地处桂西北的地方本科院校,各系部的教学资源、管理资源都十分有限,在本、专科学生数维持在7000人左右的情况下,由教务处管辖的学籍科负责全校的学籍管理工作尚能适应学院目前发展的需要。但是,学籍管理部门必须与各系部密切联系、加强沟通,才能保证学籍管理数据的准确。学籍管理是一项涉及学校多个部门的系统工程,每个环节不能有一丝疏忽,如:每年新生报到入学时,学籍科要给各个系发放新生注册登记表,跟辅导员密切联系,及时掌握新生报到的准确数据;在新生报到后,学籍科要打印学生名册,由各新生班的班主任到学籍科一一核对报到新生的姓名、性别等相关信息;平时有学生申请退学、休学、转学、转专业时,也必须在学籍科领表登记后经系部、学工处、教务处等相关部门领导同意后才能生效。实践证明,我院学籍管理工作一直处于良性运转中,这些从多年实践中总结出来的做法,在一定程度上保证了学籍管理的有序性和数据的准确性。

32利用网络平台获得及时的反馈信息

高校学籍管理必须紧跟时代的发展,摒弃陈旧、落后的人工管理方式,将科学、先进、高效的信息管理系统引进管理领域,利用计算机网络建立一套完整的学生学籍信息资料档案,如:2007年年初,学籍学历信息管理平台上的“在校生管理模块”正式开通,使得各种学籍变动、学生信息修改、数据统计与查询等工作得以在网络平台上实现,保证了学籍数据的及时更新,而不再是集中处理。再如,针对教育部高校学籍学历系统要求高校学生学籍全部在教育部注册、学生的学籍学历信息实行网上查询的通知,我院不仅下发专门的文件到各教学系、部,要求各系、部通知学生上网查询,还在校园网上挂出相关通知、开通查询通道,要求学生及时到学籍科反馈不相符的信息。通过追求学籍管理数据的准确性,一方面维护了高等教育学历证书的严肃性,为杜绝假文凭、滥发文凭提供了可靠的保证,另一方面又对学校计划外招生亮出了警示。又如:我院利用校园网开通的学籍学历电子注册图像核对,要求毕业班学生全部上网核对个人相片及其他个人信息,有问题的直接到学籍科凭有效证件进行修改,这不仅大大提高工作效率,而且由于情况反馈及时、迅速,使学籍数据更加可靠、准确。

33制定和完善规章、制度、业务流程

学籍管理是一项复杂的系统工程,要实现管理的科学化、规范化,必须建立健全各种规章制度,做到有“章”可循,有“法”可依[5]。2005年9月正式施行的新的《普通高等学校学生管理规定》是新时期高等学校学生管理工作的政策依据。该规定体现了国家对高校学生管理重心下移的理念,扩大了高等学校在教育管理中的自主权,明确了学生的权利和义务,在对学生“转专业、休学次数和年限、在校学习最长年限、退学处理”等学籍管理方面减少了具体的规定,多处明确批示“按学校规定”办理,突出和强调了高等学校在学生管理中的主体地位,扩大了高等学校的办学自主权[6]。以此为契机,我院根据学院的实际情况,制定了适合本院特色的学籍管理细则,同时,对学籍管理各个阶段、各个环节的内容都规定了具体的业务流程和操作办法,使学籍管理工作有章可循,也使学籍管理的上报数据更加符合教育部、教育厅所要求的规范。

34注意数据的兼容性和操作的谨慎性

由于高校、省级、教育部共同管理、维护和使用统一的高校学生学籍信息管理系统,使学校管理系统与教育部网络管理平台实现了对接,因此,保证学籍数据的兼容性就是保证数据准确性的前提。所以学校的学籍学历信息管理应以教育部的信息管理平台为基础,与平台的信息保持一致,按平台的要求进行管理,使学校管理系统中的数据库可直接用于网上管理平台[7]。如:我院学籍管理系统中的数据库就是严格按照《普通高等学校学籍学历管理系统》所要求字段名和字段长度来设置,充分保证了电子注册数据兼容性,减少整理电子注册数据时的工作量。同时,在操作过程中也要格外小心谨慎,除了要保存好新生电子注册数据,即高考考生号、学号、姓名、出生日期、专业等基本信息外,也要对学籍管理过程中发生学籍异动的学生做好电子资料的备注、备份和原始资料的整理、收集,确保学生学籍信息的有效性和完整性。

35及时处理工作日志、保持实时更新

学籍管理是对学生从入校到毕业的全过程进行管理,而学籍数据也是从“新生状态”到“毕业状态”的一种“流式”处理[8],因而与学籍管理相关的工作内容几乎每天都有发生。有些高校的学籍管理人员习惯将手头工作归结到一个时间段来集中处理,而有些又习惯将每天发生的数据变更及时处理,以保证实时更新。以我院学籍管理者多年的经验来看,后一种方式对保证学籍管理数据的准确性更为有效,因为集中处理难免会有遗忘或疏漏的地方,只有保持日清日结的工作状态才能保证学籍管理数据不会发生错误。当然,与学籍管理数据相关的报表、日志等非常多,要保证实时更新,更需要学籍管理者不仅要有认真细心、爱岗敬业、一丝不苟的工作态度,还要有服务师生、尽职尽责的奉献精神,才能以高度的工作责任心完成学籍管理数据的准确化。

4、结语

高校学籍管理数据的准确性对教育部、教育厅、高校的高层决策、对学生的学籍档案、毕业就业、对打击社会制假贩假、对维护招生公平、教育公平等都具有十分重要的意义,因而围绕学籍管理数据准确性提高的业务培训、理论研究与实践探讨也日益增多。我们也深信,随着计算机科学技术的发展、网络技术的提高以及学籍学历电子注册的深入开展,高校学籍管理数据的准确性也必将迈上一个新的台阶。

参考文献:

[1]吴淑叶.谈高校教务管理的重要性[J].华北煤炭医学院学报,2004.Vol.6.No.2:261

[2]徐华.提高高校学籍管理工作水平的实践与思考.[J].铜陵职业技术学院学报,2007.No.3:12

[3][4]翰克忠,廖乐芸.浅谈新形势下的高校学籍管理工作.[J].中小企业科技,2007.No.10:51

[5]褚学兰.关于高等学校学籍管理工作的几点思考[J].淮北煤炭师范学院学报(哲学社会科学版), 2007.Vol.28.No.3:174

[6]吴娟,骆桂峰.提高学籍管理水平的几点措施.[J].桂林航天工业高等专科学校学报,2007.No.4:63

[7]谭顺平.浅谈新形势下高校学籍信息管理改革.[J].经济与社会发展,2007.Vol.5.No.9:170

[8]赵珺.电子注册在高校学籍管理中的应用[J].教育技术导刊,2007.No.11:33

Concrete practices of improving data accuracy of University Enrollment Management

Jiang Haoning Xiao Haiyan

(Department of educational administration, Hechi University, Yizhou, Guangxi 546300, China)

Abstract:data accuracy is a urgent problem of requiring solution. Basing on the analysis of thereasonsof lacking data accuracy in university Enrollment Management and settingHechiUniversityas an example,this paper introduces somespecificpractices such asstrengthening communication between management departments with teaching departments, seeking timely feedback information by way of the network platform, formulating and improving rules and regulations, business processes,paying attention to the compatibility of the data and the caution of the operation, timely processing logs, maintaining real-time updates,etc.

Key words: enrollment managemen data veracity practice